Un texto plano
Convierte tu Excel de calificaciones en CSV y genera un informe de evaluación en 2 minutos (#43)
Este artículo muestra la potencia del texto plano en tareas donde normalmente pensaríamos en trabajar con Word o Excel.
A diferencia de otros formatos, un archivo de texto plano (.txt, .csv, .md, etc.) no contiene estilos ni objetos incrustados: solo caracteres.
Esto lo convierte en un formato universal, editable y compatible con cualquier plataforma o programa. Por ejemplo, el código fuente de una aplicación se escribe en texto plano.
Vamos a utilizar el formato CSV (Comma Separated Values), uno de los estándares para intercambiar datos tabulares. Los archivos CSV son texto plano y pueden abrirse con cualquier editor básico. Además, utilizaremos la codificación UTF-8, que asegura que los caracteres tildados, eñes y símbolos se representen correctamente.
En este tutorial veremos cómo exportar una hoja de Excel con calificaciones, convertirla a CSV y reutilizar ese archivo como entrada para un generador automático de informes de evaluación, del que ya hemos hablado aquí antes.
Básicamente, queremos convertir unos datos en formato Excel (a la izquierda en la imagen) a formato CSV (a la derecha en la imagen).
Esta es la serie de pasos que vamos a seguir y, con la práctica, el proceso no lleva más de dos minutos:
Exportar un archivo de Excel con las calificaciones
Abrir y preparar el archivo Excel de calificaciones
Convertir el archivo de Excel en un archivo CSV
Abrir el archivo CSV con un editor de texto y copiar su contenido
Pegar los datos en el generador de informes
Generar el informe
Obtendremos gráficas como esta:
Los datos mostrados en este artículo no son reales.
1. Exportar un archivo de Excel con las calificaciones
Probablemente, la herramienta de evaluación dispone de una función para exportar los resultados de una evaluación a un archivo de Excel o de un programa similar y compatible. En la imagen, vemos un botón Exportar que descargará una hoja de cálculo con las calificaciones.
2. Abrir y preparar el archivo Excel de calificaciones
Es frecuente que el archivo descargado tenga extensión .xls en lugar de .xlsx. Excel puede mostrar un aviso de seguridad indicando que el formato no coincide. Podemos aceptarlo y continuar.
Abrir el archivo de Excel
El documento contiene filas y columnas con los datos de cada alumno. Antes de convertirlo, eliminaremos la información que no necesitamos. Conviene prepararlo antes de exportarlo al nuevo formato. Si hay alguna celda incompleta o algún dato erróneo, este es buen momento para completar la tabla.
Eliminar algunas filas
En este caso particular, las dos primeras filas suelen contener títulos o información administrativa. Las seleccionamos y las eliminamos.
Eliminar algunas columnas
En este ejemplo, no necesitaremos las columnas de Pendientes y Suspensos (columnas B y C), así que las borramos para quedarnos solo con los datos esenciales.
Resultado: hoja limpia lista para convertir
El documento ya contiene únicamente los datos necesarios en formato tabular.
Podemos aprovechar también para cambiar el valor de la celda A1 y, en lugar de Nombre, escribir Alumno.
3. Convertir el archivo de Excel en un archivo CSV
Desde Archivo → Guardar como, elegimos el formato:
CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv)
Aunque Excel hable de “comas”, en nuestro caso usará punto y coma como separador, porque es la configuración regional.
4. Abrir el archivo CSV con un editor de texto y copiar su contenido
Abrir el archivo CSV
Ahora tenemos dos archivos: el Excel original y el CSV convertido. Abrimos el CSV con Bloc de notas o cualquier editor básico.
Veremos que los datos aparecen como texto plano: una fila por alumno y valores separados por punto y coma.
Copiar el contenido del archivo CSV
Seleccionamos todo el texto y lo copiamos.
5. Pegar los datos en el generador de informes
En la herramienta de informes, pegamos el contenido en el apartado correspondiente (Evaluación actual o Evaluación anterior). Si tenemos datos de dos evaluaciones, podemos completar ambos espacios para obtener una comparación entre ambos, además del análisis individual de cada evaluación.
En la nota Una evaluación productiva, aparecen todos los detalles e instrucciones para utilizar el generador.
Importante:
Cambiar la celda (1,1) para que el encabezado sea Alumno (si no se ha cambiado en pasos anteriores).
Completar el cuadro de asignaturas con el formato Código:Nombre asignatura
6. Generar el informe
Finalmente, generamos el informe y observamos las estadísticas.
Más estadísticas
Como decía en la introducción, con la práctica, el proceso de conversión de Excel a CSV, incluidos los pequeños ajustes, acaba siendo muy rápido. Con los datos en este formato de texto plano, el informe se genera en un par de segundos.
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